Einstellen, Nachfolgedokument oder neue Verarbeitung: Drei Möglichkeiten Dokumente in OXOMI hochzuladen

Wer bereits Dokumente in OXOMI eingestellt hat weiß, dass es verschiedene Möglichkeiten gibt diese einzupflegen: Dokument einstellen, Nachfolgedokument und Neu verarbeiten. Welche dieser Varianten wann sinnvoll ist und zum Einsatz kommen sollte, möchten wir an dieser Stelle kurz erläutern.

Option 1: Dokument einstellen

Dokumente gibt es in verschiedenen Varianten, z.B. als Kataloge, Preislisten oder Prospekte. Ihre Gemeinsamkeit ist, dass sie in OXOMI immer als PDF-Datei vorliegen. Möchte man ein neues Dokument in OXOMI einpflegen, bietet sich zunächst die Funktion Dokument einstellen an:

Beispiel: Ein Hersteller für Badezimmeraustattung möchte den neuen Jahreskatalog für 2016 einpflegen. Da er gerade erst mit der Nutzung von OXOMI begonnen hat, wurden bisher noch keine Kataloge mit Badezimmerausstattung in OXOMI eingestellt. Er wählt die Option Dokument einstellen, um ein neues Dokument in OXOMI einzupflegen. Dabei legt er in der Maske für die Dokumenteinstellungen wichtige Funktionsweisen, wie z.B. Tags, Handelsstufe, Dokumenttyp, Internationalisierung etc. fest (weitere Informationen zu den Funktionsweisen von Dokumenteinstellungen finden Sie hier). Ist das Dokument in OXOMI eingestellt, ist es für diejenigen Händler sichtbar, für die der Hersteller den Jahreskatalog zur Verfügung stellen möchte.

Option 2: Nachfolgedokument

Die Funktion Nachfolgedokument wurde entwickelt, um Dokumente in ihrer chronologischen Reihenfolge in OXOMI einzupflegen. Die Idee dahinter ist, die neue Version eines regelmäßig erscheinenden Dokumentes mit den bisher eingestellten Dokumenten aus dieser Reihe zu verknüpfen, sowie diese an jeglicher Stelle mit gleichen Einstellungen zu ersetzen:

Beispiel: Der bereits erwähnte Hersteller für Badezimmeraustattung möchte einige Monate später, im Dezember, den neuen Jahreskatalog für 2017 in OXOMI einstellen. Da es bereits eine Vorgängerversion dieses Kataloges gibt, wählt er die Option Nachfolgedokument bei der Detailansicht des Jahreskatalogs von 2016. Anschließend wird der Hersteller zu einer Eingabemaske weitergeleitet, bei der er die Möglichkeit hat, die Datei für das Nachfolgedokument in OXOMI einzustellen. Außerdem besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, dass er die Bezeichnung des Dokuments ändert, z.B. in “Jahreskatalog 2017”. Auch weitere Anpassungen können für dieses Dokument vorgenommen werden, andernfalls werden exakt die Einstellungen des Kataloges von 2016 beibehalten. Nun gilt es noch das Datum festzulegen, ab dem der Nachfolger gültig ist – der Hersteller wählt in diesem Fall den 1.1.2017. An diesem Tag wird der Jahreskatalog von 2016 nun automatisch archiviert und ist in den Portalen der Händler nicht mehr sichtbar – es sei denn sie haben für diese die Archivfunktion aktiviert. Mit Auswahl der Option Nachfolgedokument hat der Hersteller die beiden Kataloge miteinander verknüpft. So ist für den Hersteller in der Detailansicht beim Katalog 2017 die Vorgängerversion von 2016 weiterhin abrufbar.

Option 3: Neu verarbeiten

Die dritte Option “Neu verarbeiten” ist von allen drei Funktionen diejenige, die am seltensten zum Einsatz kommt. Sie ist vor allem dafür gedacht, Dateien eines Dokumentes auszutauschen, ohne, dass bereits festgelegte Einstellungen verändert werden.

Beispiel: Nachdem der Hersteller für Badezimmeraustattung aus unseren bisherigen Beispielen den Jahreskatalog für 2017 als Nachfolgedokument in OXOMI eingestellt hat, fällt einem Kollegen aus dem Vertrieb auf, dass ein Preis für ein Produkt falsch ausgewiesen wurde. Der Fehler wird direkt korrigiert und es wird eine neue PDF-Datei erstellt. Um die fehlerhafte Datei zu überschreiben, bietet sich die Funktion Neu verarbeiten an. Hierfür muss in der Detailansicht des Dokumentes der Button Neu verarbeiten ausgewählt werden, um auf eine weitere Eingabemaske weitergeleitet zu werden. Indem man “Verarbeitung starten” auswählt, wird die alte fehlerhafte Datei gegen die neue Datei ausgetauscht und das Dokument wird neu verarbeitet.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder sich intensiver mit dem Thema beschäftigen möchten, schauen Sie gerne hier in unserem OXOMI Hilfesystem vorbei.