Anwendertipp: Neue Kataloge richtig einstellen!

Zum Jahreswechsel ist das Erstellen von neuem Marketingmaterial ein wichtiges Thema. OXOMI ist dabei das ideale Instrument, um neue Unterlagen sofort an allen relevanten Stellen zu aktualisieren. Bei Ihren Partnern wird das Dokument automatisch zum Stichtag durch das aktuelle ausgetauscht, das alte Dokument ist dann im Archiv zu finden. In Ihren eigenen Systemen natürlich genauso, eine entsprechende Integration Ihres OXOMI-Portals vorausgesetzt – ein einziger Upload reicht also, um die neue Version Ihres Kataloges oder Ihrer Preisliste zu verteilen!

So geht’s

Alles was dabei beachtet werden muss, ist dass Sie das alte Dokument nicht einfach löschen und dann das neue Hochladen – denn das hätte zur Folge, dass Portale mit Archiv das alte Dokument nicht mehr finden können. Sowohl für Ihre Partner als auch für Ihre Mitarbeiter kann es allerdings durchaus von großer Wichtigkeit sein, dass auch alte Dokumente noch eingesehen werden können. Daher: Archivieren, nicht löschen!

Dafür begeben Sie sich einfach in der OXOMI-Verwaltungsoberfläche zum nun (bald) nicht länger gültigen Dokument und klicken Sie oben rechts auf “Nachfolgedokument”.

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Anschließend werden noch der Name des Nachfolgers, sowie der Zeitpunkt der Umstellung von Alt auf Neu festgelegt – schon fertig! Das praktische: Die Einstellungen des alten Dokuments für Kategorie, Dokumenten-Typ etc. werden übernommen, daran ändert sich schließlich nichts. Eine detaillierte Anleitung zum Einstellen von Dokumenten als Nachfolgedokument finden Sie hier.

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Einstellungsmöglichkeiten beim Hochladen eines Nachfolgedokuments

Was es bringt

Dokumente, die nicht mehr gültig sind, sind deswegen nicht automatisch auch uninteressant. Häufig kommt es vor, dass aus verschiedenen Gründen auf den Vorjahreskatalog oder die -preisliste zugegriffen werden muss. OXOMI-Portale ermöglichen es daher, archivierte Dokumente auf Wunsch anzuzeigen. Wie lange das Archiv zurückgeht, wird dabei vom Portalbetreiber definiert. Eine detaillierte Beschreibung der Archiv-Funktion finden Sie im Hilfesystem.

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Ansicht der “Archiv”-Funktion in OXOMI-Portalen.

Daher: Denken Sie daran, wenn Sie die aktualisierten Inhalte für 2019 hochladen – als Nachfolgedokument einstellen!

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